Escolas, faculdades e demais instituições de ensino precisam se preparar para as mudanças operacionais, fiscais e financeiras que entram em vigor em 2027 por conta da Reforma Tributária. A abrangência das adaptações vai bem além do cálculo de tributos, pois esse é apenas o último elo da cadeia: envolve também a revisão de contratos, processos de matrícula, faturamento, recebimentos, precificação e sistemas de gestão, aspectos que contribuem para a conformidade fiscal, a segurança das informações e a continuidade das operações.
“O conjunto de mudanças influenciará muito além da gestão de tributos. Terá impacto na formação de custos e em decisões estratégicas, como expandir o negócio para determinada região, abrir um novo curso ou oferecer serviços extras. Por isso é fundamental se preparar adequadamente”, explica Rafael Pinheiro, diretor de Produtos para o Segmento Educacional da TOTVS, a maior empresa de tecnologia do Brasil.
Uma das exigências suscitadas pela Reforma Tributária é o maior controle sobre os dados, ressalta Pinheiro. Além de informações relacionadas ao adquirente do serviço (no caso de instituições de ensino, trata-se do responsável pelos pagamentos), agora será preciso também obter e processar uma série de dados sobre o destinatário do serviço – ou seja, o aluno.
Ajustes no planejamento
Outra mudança diz respeito ao local de recolhimento dos impostos, que deixa de ser a sede do prestador do serviço e passa a estar atrelado ao endereço do cliente. Esse detalhe é especialmente significativo para instituições atuantes em Educação a Distância (EaD) – que, pela própria natureza do negócio, têm a maior parte dos seus alunos geograficamente distante.
Há uma redução prevista de 60% do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS) para os serviços regulares de educação – o que não abrange outros tipos de atividade que as instituições de ensino costumam prestar, especialmente no contraturno (esportes, práticas culturais, etc.). “Muito mais do que a necessidade de separação desses serviços em notas fiscais diferentes, isso implica também mudanças no planejamento da instituição, já que a geração de receita líquida certamente será influenciada”, projeta o executivo da TOTVS.
O recolhimento dos impostos passará a ser sempre realizado no momento do recebimento dos valores pagos pelo cliente, ainda que a prestação dos serviços ocorra depois. No caso de instituições de ensino, isso interfere nos mecanismos relacionados ao tradicional pagamento antecipado por todo o ano letivo. Caso o aluno que pagou antecipado saia da instituição ao longo do ano, o responsável tem o direito de receber de volta os valores proporcionais aos serviços que não serão desfrutados. “Nesse caso, a instituição de ensino já terá recolhido a totalidade dos impostos, mas poderá solicitar cashback”, observa Pinheiro.
Agilidade e eficiência
Todas as adaptações exigidas pela Reforma Tributária já estão previstas na versão atualizada do TOTVS Educacional, sistema de gestão integrado desenvolvido para apoiar a gestão de empresas que atuam na área de ensino.
Com mais de 30 anos de presença no mercado, a plataforma combina serviços gerais de apoio administrativo-financeiro, aplicáveis a qualquer tipo de negócio, com as necessidades específicas do setor de educação. “Trata-se de uma camada de software especializado no setor de educação plugada à fortaleza da TOTVS em gestão administrativo-financeira”, define o diretor de Produtos para o Segmento Educacional da TOTVS.
O TOTVS Educacional cobre a jornada completa, desde a captura de alunos até a diplomação, passando por todo o relacionamento com os estudantes, os responsáveis e a comunidade docente, além do acompanhamento da vida escolar do aluno. O resultado é uma gestão bem mais simples e eficiente.
Processos aprimorados
A atualização do TOTVS Educacional estará automaticamente disponível para as 3.500 instituições de ensino que já utilizam a ferramenta em todo o Brasil, abrangendo mais de 5 milhões de estudantes. Isso equivale a cerca de 70% do público-alvo do produto.
Para instituições de menor porte que atuam no setor de educação, a TOTVS disponibiliza ferramentas da Sponte, integrada ao seu portfólio a partir da aquisição da Linx, concluída em fevereiro deste ano. A plataforma oferece uma experiência completa para escolas de educação básica, idiomas e cursos livres de pequeno e médio porte, além de atender, de forma especializada, redes de franquia de ensino.
O TOTVS Educacional e as ferramentas da Sponte by TOTVS contribuem para aumentar a agilidade e a eficiência dos negócios, tanto no que diz respeito a suprir as expectativas por melhor qualidade nos serviços educacionais quanto para aprimorar os processos gerenciais, com redução de custos da operação.
A automação de rotinas, a redução de inconsistências e o acesso a informações mais confiáveis também favorecem decisões estratégicas e dão maior previsibilidade ao negócio. Para Pinheiro, a capacidade de adaptação às novas exigências tributárias pode se tornar um diferencial competitivo para as instituições de ensino. “Quem reagir melhor ou reagir mais rápido pode ter um diferencial nesse aspecto”, conclui Pinheiro.
